Dicas para organizadores de eventos se manterem durante a pandemia

O isolamento social foi uma das medidas adotadas para conter o avanço da Covid-19 e, como consequência, muitos organizadores de eventos na pandemia tiveram que adotar novas formas de trabalho e se reinventar durante a crise.

No entanto, é nítido o impacto do novo coronavírus no setor de eventos, que sofreu drasticamente com o cancelamento de festividades, shows e outras organizações. De acordo com um levantamento feito pelo Sebrae, cerca de 98% de todo o segmento foi afetado pela pandemia.

Para amenizar os efeitos negativos, muitos empresários buscaram negociar ações, como devolução do dinheiro para os contratantes (34%) ou uso do crédito para organização de eventos em datas futuras (35%).

Mesmo assim, o ramo apresentou uma queda de 76% a 100% do faturamento, em comparação ao ano passado. Não é à toa que muitos empreendimentos buscaram alternativas, como encerramento de empresa, para não arcar com dívidas.

Embora a situação seja adversa, o adiamento dos eventos ao redor do mundo é uma oportunidade para reciclar as ideias, aprender novas práticas de trabalho e reinventar o entretenimento ao público – inclusive, com o auxílio da tecnologia.

O artigo de hoje vai trazer algumas dicas para organizadores de eventos se manterem durante a pandemia e como manter o trabalho durante o isolamento social. Acompanhe!

1 – Comece um novo curso na área

Quem trabalha com eventos sabe o quanto o setor é dinâmico e passa por constantes transformações. Por esse motivo, é necessário se manter atualizado, como forma de oferecer o melhor entretenimento e recepção ao público.

Mas em muitos casos, isso não é possível devido à dinâmica intensa de trabalho. Com a pandemia do novo coronavírus e o cancelamento das atrações, tem-se a oportunidade de procurar por cursos na área e aprimorar o conhecimento.

Por exemplo, um produtor pode buscar aulas de cenografia para eventos, aprendendo mais sobre a montagem de cenários e novas formas de disposição de palco.

Atualmente, a internet oferece uma série de possibilidades, com cursos totalmente onlines e até gratuitos, com certificação. Ou seja, além de conhecer mais sobre a área e melhorar as habilidades profissionais, ainda é possível aprimorar o currículo.

Para quem quer conhecer um novo segmento de mercado e aproveitar a chance de se especializar em uma área diferente, mas aproveitável na organização de eventos, também é a oportunidade para iniciar os estudos.

O curso segurança do trabalho é um dos mais procurados, pois ele vale para diferentes ramos de mercado, já que a intenção é propiciar um ambiente mais saudável para os colaboradores e ajudar na qualidade de vida.

2 – Faça o planejamento de eventos futuros

É importante ressaltar que o isolamento social não irá durar para sempre e, quando esse momento passar, os eventos irão voltar com tudo.

Por isso, é um bom momento para planejar com mais detalhes as organizações futuras, principalmente de eventos que ainda não foram cancelados e que podem ser realizados no próximo ano.

Aliás, também é a oportunidade para negociar melhores preços. Desse modo, um produtor de eventos pode cotar o valor de locação de tendas, por exemplo, e conseguir bons descontos, já que todo o setor está afetado pela pandemia.

Durante a organização, é importante focar em algumas ações, tais como:

  • Planejamento estratégico com cronograma;
  • Planejamento financeiro de custos e receitas;
  • Organização dos patrocinadores do evento;
  • Plano de marketing para divulgação.

Os organizadores de eventos dispõem de mais tempo para planejar e executar seus cronogramas durante a pandemia. Ou seja, é a chance de ter uma atração única!

3 – Remarque os eventos para novas datas

O isolamento social exigiu que muitos eventos, principalmente de grande porte, fossem cancelados para evitar aglomerações. No entanto, os organizadores não precisam desistir completamente da atração, mas sim remarcar para datas futuras.

Mesmo que ainda seja difícil estimar uma data de realização, vale a pena se reunir com a sua equipe e fornecedores para discutir estratégias de adiamento.

Isso também é uma forma de ajudar os parceiros, pois o cancelamento é prejudicial para todos, desde o ramo de segurança para eventos até os contratantes.

4 – Realize reuniões online

É comum que os fornecedores queiram marcar reuniões com os organizadores de eventos para apresentar novos produtos e soluções, mas na correria do dia a dia, muitas vezes esses encontros se perdem na agenda.

Porém, o isolamento social trouxe a oportunidade das reuniões virtuais e, agora, é possível ouvir, entender e conversar mais com novos parceiros.

Os encontros virtuais são capazes de aumentar a produtividade em tempos de pandemia, além de ser uma oportunidade de evitar pendências para quando os eventos voltarem. Um exemplo é já entrar em contato com fornecedores de stands para feiras e eventos e conhecer os diferenciais de cada um.

Também é recomendável entrar em contato com outros organizadores de eventos, participando de bate-papos e reuniões para trocar dicas, boas práticas e ficar por dentro das discussões do mercado.

5 – Faça eventos online

Graças à tecnologia e as inúmeras ferramentas de streaming disponíveis, os organizadores de eventos não precisam cancelar totalmente a atração, mas sim, adaptá-la para o mundo virtual. 

Vale dizer que a quarentena mostrou o quanto os recursos tecnológicos são nossos aliados, com uma explosão de shows e apresentações ao vivo.

Segundo um levantamento feito pelo Business Insider, o número de lives no Instagram cresceu 70% com a pandemia, sendo uma alternativa para a transmissão de shows na casa dos próprios artistas. 

A mesma situação vale para o YouTube, a rede social de vídeos que despontou com o número de apresentações.

A plataformas de eventos online Eventbrite registrou mais de 100.000 apresentações virtuais, em uma variedade de tópicos, incluindo a realização de cursos, palestras e conferências sobre empreendedorismo.

Diante disso, os organizadores de eventos podem se planejar juntamente com uma produtora de filmes para criar um espetáculo online bastante atrativo para o público durante o isolamento social.

Além disso, o formato online de eventos é uma oportunidade para expandir o alcance da marca e conquistar reconhecimento da audiência. 

Com esse tipo de evento, é possível conectar pessoas de todos os lugares do Brasil, inclusive quem não poderia ir até à atração presencialmente.

Engana-se quem pensa que a produção de um evento online é simples. Ao contrário, os produtores e organizadores precisam planejar todos os detalhes, incluindo cenário quando há montagem de palco com estrutura metálica de galpão, planos de marketing e divulgação, qualidade de som e imagem, entre outros.

Fora os shows e apresentações, os eventos acadêmicos e palestras também foram cativados pela tecnologia. As ferramentas online permitem a exibição e realização de encontros, sem que o palestrante tenha que sair do conforto da sua casa.

A ideia é que os eventos online continuem disponíveis para o público mesmo após a transmissão ao vivo. Com isso, o conteúdo também pode ser usado para marketing, tornando a sua marca, empresa ou trabalho pessoal mais acessível à audiência.

6 – Tenha um retorno seguro

Apesar das dificuldades enfrentadas pelo setor de eventos com a pandemia da Covid-19, é possível buscar alternativas para que organizadores, produtores e demais colaboradores permaneçam ativos, já que em algum momento, as atrações irão voltar.

Aliás, vale lembrar que em algumas regiões, a flexibilização é uma realidade e, por conta disso, é importante que todos os envolvidos com eventos estejam unidos para acompanhar os desdobramentos de decretos, regulamentações, proibições e liberações.

Cada Estado do Brasil tem suas próprias recomendações para a realização de eventos durante a pandemia. 

Vale ressaltar que a situação da Covid-19 está mudando com rapidez e, devido a isso, é preciso acompanhar as informações oficiais do Governo Estadual e do Ministério da Saúde.

O retorno seguro também envolve a adoção de novos hábitos de cuidados e higiene. Ou seja, os organizadores de evento terão que adaptar suas atrações para o chamado “novo normal”, para que os participantes se sintam seguros com a volta das atrações.

Conclusão

A pandemia do novo coronavírus, Covid-19, mudou muita coisa no convívio social e atingiu com força o mercado. 

Entre os segmentos mais afetados pela crise, destaca-se o setor de eventos, especialmente com as recomendações de isolamento social para evitar o contágio e a disseminação da doença.

Eventos remarcados, queda de faturamento e falta de perspectivas são apenas alguns dos problemas enfrentados pelos organizadores de eventos durante a pandemia. 

Contudo, há formas de se manter ativo e se preparar para a volta das atrações, já que nenhuma crise dura para sempre.

Diante disso, é importante que os colaboradores, fornecedores, produtores e organizadores de eventos estejam unidos para fortalecer o setor. Dessa forma, é possível driblar as adversidades do novo coronavírus e se preparar para o cenário de 2021.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Leave a Reply