Saiba as vantagens para sua empresa de fazer conciliação de cartões

A conciliação de cartões é um sistema muito importante para as empresas, uma vez que o uso de cartões de crédito no Brasil vem crescendo continuamente.

Com isso, lojistas e empresas dos mais variados setores precisam encontrar formas de adaptação, para que suas vendas não sejam comprometidas, bem como seus lucros, devido às mudanças comportamentais do consumidor.

É aí que entra a importância da conciliação de cartões, que traz vantagens tanto para os negócios como para os clientes.

Oferecer várias opções de pagamento é uma necessidade real para qualquer tipo de negócio. Principalmente levando em conta o crescimento das compras on-line, devido às facilidades oferecidas pelas plataformas e-commerce.

Essa nova realidade fez com que instrumentos que possibilitem o pagamento parcelado sejam cada vez mais utilizados. Mas entre o pagamento realizado e o recebimento por parte da loja existe um caminho que o dinheiro percorre.

Portanto, é importante que os proprietários dos comércios e outros modelos de negócio estejam atentos a esses modelos de pagamento e também à conciliação de cartões.

Neste artigo, vamos explicá-la, falar sobre suas vantagens e de que maneira ela deve ser feita, respeitando cada etapa.

O que é conciliação de cartões

Conciliação remete a acordo, regras que giram em torno de interesses comuns. Quando se trata de cartões, existem por trás deles agentes de alto poder financeiro, conhecidos como bandeiras.

Também existem os intermediários que alugam as máquinas e sistemas de pagamento, conhecidos como operadoras e, por fim, os varejistas e atacadistas.

Portanto, de um lado, uma distribuidora de produtos de limpeza tem as financeiras que determinam prazos, regras e limites de uso dos cartões; e de outro as operadoras que determinam taxas, juros e remuneração.

No Brasil, o pagamento que um cliente realiza com cartões de crédito passa por um complexo sistema, que está, a cada, dia, mais digitalizado.

No entanto, não se trata de um sistema perfeito, podendo ocorrer situações diversas, como quando uma compra é realizada, mas não consta na operadora; ou, ainda, o pagamento não ser depositado na conta da empresa.

Os prazos também variam bastante, por exemplo, uma compra com cartão de crédito leva 30 dias para ser repassado ao lojista. Já no débito, o prazo é de apenas um dia. Ainda são descontadas taxas cobradas pela operadora e outros serviços como aluguel de máquina.

Pensando nisso, surgiu a conciliação de cartões, que controla prazos e custos cobrados, o que acabou se tornando algo fundamental na gestão financeira dos negócios.

Dados disponibilizados pela operadora são checados, visando confirmar se não há disparidade entre valores pagos, prazos estabelecidos e descontos.

Quando diferenças são constatadas, uma empresa de sublimação pode entrar em contato com a operadora e solicitar a correção dos valores. A checagem deve ser feita todos os dias, principalmente por organizações com um alto volume de vendas.

Essa verificação não deve ser acumulada, pois pode acabar se tornando uma demanda muito alta de trabalho do final da semana ou do mês.

Razões para fazer a conciliação de cartões

A conciliação de cartões traz muitas vantagens para os negócios, por isso deve ser feita pelas empresas.

Entre as vantagens podemos citar: 

Redução de riscos financeiros

Controlar entradas e saídas, bem como valores a receber e volume de vendas é fundamental para as empresas. Isso porque a sobrevivência dos negócios está relacionada ao planejamento e às finanças.

A conciliação faz com que uma montadora de stands, por exemplo, torne-se mais responsável financeiramente, recuperando dinheiro oriundo de vendas, além de se prevenir contra fraudes.

Rápida identificação de fraudes

Infelizmente, no Brasil, fraudes com cartões de crédito são muito comuns. Isso acontece porque poucas bandeiras conseguem evitar a clonagem de cartões, uma vez que essas ações podem ter diversas origens.

Pode acontecer, inclusive, quando um funcionário substitui a maquineta por outra, direcionado o dinheiro das vendas para outra conta.

A reação da empresa diante desse tipo de ação pode ser mais ágil com a conciliação de cartões, além de ser mais fácil identificar a origem da fraude.

Controlar os recebíveis

Por meio desse sistema uma loja de material elétrico e hidráulico consegue saber exatamente quanto tem para receber das operadoras e quando isso deve acontecer.

Também podem optar, por meio de um valor fixado em contrato, antecipar os recebíveis. Tal ação permite se planejar melhor financeiramente, podendo organizar melhor outras ações, como marketing, por exemplo.

Controlar compras parceladas

Lojas com ticket médio mais alto possuem um número maior de compras parceladas. Apesar de ser algo comum, quem arca com os juros não é o consumidor, mas, sim, o lojista.

Por meio da conciliação de cartões é possível saber quantas compras parceladas foram realizadas e qual é o custo para o estabelecimento. Essa é uma informação muito importante, inclusive na hora de reajustar os preços.

Centralizar informações

Somente o que é quantificável pode ser gerenciado por uma empresa de aluguel de impressoras ou qualquer outra. 

Em vez de dispersar dados financeiros e depois reuni-los novamente, a conciliação de cartões é mais recomendável.

Alguns documentos necessários para adotar esse sistema são:

  • Relatório de vendas;
  • Extratos de pagamentos;
  • Comprovantes de vendas;
  • Extratos bancários.

Vantagens da conciliação de cartões para os negócios

A automação pode ser feita manualmente ou de maneira automatizada, mas quando automatizada, ela traz vantagens como:

Menos tempo gasto com cálculos

Ter que somar todos os valores gerados durante o dia pode levar muito tempo, principalmente porque as compras pagas em espécie também precisam ser calculadas.

Por meio da conciliação de cartões, os cálculos de recebíveis são feitos automaticamente, o que otimiza o tempo de empresas de consultoria ambiental e muitas outras.  

Redução de erros

Esta vantagem é uma continuação da anterior, uma vez que cálculos manuais, além de tomarem muito tempo, estão mais sujeitos a erros. 

Sendo assim, a conciliação de cartão evita que erros de cálculos atrapalhem o cotidiano do negócio.

Além de ser prejudicial financeiramente, pode acabar refletindo em outros aspectos do negócio, até mesmo em sua imagem no mercado.

Como fazer a conciliação de cartões

O processo de conciliação de cartões exige que três passos sejam executados. Para deixar tudo mais claro, entenda como funciona cada um dos pontos. 

Conciliação de vendas

A conciliação de cartões primeiro passa pela conciliação de vendas, para isso, devem ser observadas as vendas realizadas no estabelecimento e confrontá-las com as que constam na operadora de cartões.

É comum acontecer de uma venda ser corretamente processada no sistema, mas não ser transmitida para a adquirente, levando prejuízos ao lojista, que venderá um produto sem receber nada por ele.

Isso ressalta a importância de guardar todos os comprovantes emitidos pela maquineta. Por meio deles o estabelecimento consegue comprovar que uma venda foi realizada, evitando prejuízos financeiros.

É uma etapa inicial extremamente importante para não perder dinheiro, caso contrário, todos os esforços aplicados para a concretização de uma venda podem ser perdidos.

Conciliação de recebimento

Uma loja de revestimentos que faça uma conciliação correta de pagamentos sabe que as compras a crédito de 30 dias atrás já devem ser depositadas. Assim como vendas a débito do dia anterior também precisam estar na conta.

Para garantir que o valor seja recebido corretamente, os dados das vendas devem ser comparados, bem como descontados os valores e taxas cobrados pela operadora. Por fim, o extrato bancário deve ser verificado.

Durante essa conciliação, podem ocorrer disparidades, como taxas não previstas, algo que não deve ser desprezado, uma vez que as taxas e custos normais já são muito altos.

Conciliação bancária

Aqui, a empresa verifica o saldo de sua conta, bem como entradas e saídas, para comparar com as contas a pagar e os valores que precisam ser recebidos. Mas é importante que as duas etapas anteriores tenham sido bem acompanhadas.

O lojista deve acompanhar as movimentações financeiras na conta diariamente, uma vez que a conciliação bancária é o único momento em que os valores pagos podem ser conferidos com os boletos bancários, bem como DDA e transferências bancárias.

É necessário registrar todas as entradas e saídas, incluindo juros e tarifas, além de garantir que o saldo bancário bate com o controle interno da empresa. Datas de movimentações devem ser acompanhadas, para evitar juros e multas.

Por fim, a última etapa é corrigir disparidades, e isso só é possível se todos os comprovantes forem guardados, para confirmar suspeitas ou alegações.

Conclusão

A conciliação de cartões é essencial na rotina das empresas. É necessário que todos os empreendedores tenham consciência disso.

A falta dessas ações leva a uma gestão financeira ineficiente, que leva a problemas no fluxo de caixa, lucros, perda de competitividade, entre outros.

A conciliação é importante para preservar os negócios e permitir que cresçam sem passarem por fraudes.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

 

 

 

 

 

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