Saiba como fazer um evento corporativo ser um sucesso

Um evento corporativo sempre foi muito importante para qualquer tipo de empresa. Essas ações motivam os colaboradores e otimizam a comunicação interna. Mas é preciso planejamento para que o acontecimento agregue valor à marca.

É isso que também garante mais engajamento com os consumidores e atrai mais investidores para os negócios. Mas fazer a gestão desses eventos pode ser algo desafiador para o marketing de uma empresa.

Não importa qual é o objetivo da cerimônia, ela precisa agradar os presentes e executar um planejamento à risca, para alcançar os objetivos.

Os organizadores têm responsabilidades múltiplas, que vão desde o uso consciente de publicidade até elaboração de outras campanhas, como a follow-up.

É comum que esses eventos sejam organizados para o público interno, ou seja, os colaboradores, além dos clientes, associados e instituições de caridade. Independentemente de qual seja a escolha, a empresa ganha muito com isso.

Só que planejar um evento empresarial não é algo simples. Todo o seu processo precisa ser entendido. Neste artigo, vamos falar sobre a importância deles, os tipos, além de dar algumas dicas para realizá-lo, bem como o que deve ser feito durante e após o evento.

Tipos de eventos corporativos

Quando falamos nesses eventos podemos nos referir a vários tipos. Os mais comuns e conhecidos, são: 

Workshops

Workshop é uma reunião de pessoas, com o intuito de aprofundar os conhecimentos a respeito de determinado assunto. 

Com isso, é possível aperfeiçoar técnicas com explicações de palestrantes e atividades práticas.

A tradução dessa palavra para o português é “oficina”. Mas seu significado também pode ser interpretado como um grupo de discussões mais interativo sobre qualquer assunto, como os processos que envolvem uma empresa de engenharia ambiental.

Possui uma estrutura predefinida e necessita da participação de um palestrante ou instrutor. Este profissional apresenta o tema e orienta quanto aos próximos passos do evento.

Essa entrega de informações relevantes faz toda a diferença para os trabalhos de uma empresa, modificando a rotina no dia a dia dos colaboradores.

Seminários

Seminários são reuniões onde se desenvolvem assuntos com profundidade, por meio de conferências e atividades. 

Uma empresa de mídia out of home pode realizar esse evento para formar e atualizar os participantes a cada encontro.

Os palestrantes expõem de forma individual o seu ponto de vista e sua área específica. O tempo de duração do seminário vai depender de quem organiza, bem como da quantidade de palestrantes e os conteúdos dentro do cronograma.

Assim como qualquer evento, deve ser planejado com antecedência e pode durar desde horas até meses.

Palestras

Já as palestras são apresentações orais que têm como objetivo a divulgação de conteúdos importantes, sempre de forma clara e direta.

Os palestrantes trazem novidades sobre o assunto. O evento pode ter duração média de 40 a 120 minutos. Ao final de cada apresentação, os participantes podem fazer perguntas.

Congressos

Aqui são reunidos especialistas sobre determinados assuntos que apresentam pesquisas e estudos científicos. 

As apresentações são orais e contam com auxílio de pôsteres, que devem ser aprovados pelos organizadores.

Importância dos eventos corporativos

As empresas mais modernas e que mais crescem compreendem a importância dos eventos corporativos. Além de saberem que eles devem contar com uma boa infraestrutura, envolvendo montadora de stands e outros requisitos.

Isso acontece, porque o mercado atual exige experiências positivas para os colaboradores e público em geral. 

É algo que vai além das estratégias de vendas, abrangendo uma formação maior que envolve a cultura da empresa.

Também diz respeito a outras características da organização, tais como:

  • Ritos;
  • Crenças;
  • Valores;
  • Princípios.

Tudo isso é essencial para o engajamento dos profissionais e consumidores, para a sua imagem no mercado, além de atrair investimentos.

Esses eventos também abrem as portas para o entendimento e o bom relacionamento entre os integrantes da organização, o que torna o ambiente de trabalho mais produtivo. 

Dentre os outros benefícios podemos citar:

Divulgação da marca

Mesmo que o foco do evento não seja divulgar a marca, ele acaba fazendo isso de maneira positiva. 

Por meio das redes sociais, os participantes podem compartilhar fotos da cenografia para eventos e outros acontecimentos.

Isso é feito de maneira espontânea e pode, até mesmo, se configurar como propaganda boca a boca, uma forma de marketing que traz excelentes resultados.

Portanto, se o evento for mesmo direcionado ao público consumidor, com certeza tudo o que acontecer lá chegará aos ouvidos de outras pessoas.

Gerar networking

Tanto gestores quanto colaboradores têm a oportunidade de criar novas conexões. Por isso, muitas empresas realizam eventos com a intenção de atrair novos investidores.

Por meio de uma experiência satisfatória e que aumente os conhecimentos sobre a marca, são conquistados contatos valiosos que podem expandir a empresa, divulgar produtos e serviços, além de atrair novas parcerias.

Uma boa infraestrutura com locação de cadeiras para eventos cria um ambiente agradável que ajuda a atrair, até mesmo, candidatos com os perfis que a companhia procura.

Desenvolvimento dos profissionais

Os profissionais de organizações que investem em eventos têm mais oportunidade de capacitação. 

Eles também encontram um ambiente mais propício para expor suas opiniões e mudanças que poderiam ser feitas.

Tudo porque possibilita um contato mais direto com gestores e outras pessoas que decidem a rotina da empresa.

Por causa disso, é possível criar eventos com foco na capacitação de profissionais, o que lhes permite aperfeiçoar práticas, corrigir falhas e desenvolver novas habilidades.

Dicas para organizar eventos corporativos

É claro que pensar na montagem de stands é importante, mas a organização de um evento empresarial envolve outros cuidados indispensáveis, tais como:

1 – Definir o público-alvo

É importante definir a quem se destina o evento, para que ele seja organizado de maneira direcionada. Sem essa definição, fica difícil estabelecer as palestras e atividades que serão realizadas, bem como seus temas.

Um evento direcionado aos consumidores, por exemplo, precisa ter mais foco nos produtos e serviços. Já um evento para os colaboradores é mais voltado para sua capacitação e oportunidades.

2 – Definir o tipo de evento

No primeiro tópico definimos alguns tipos de eventos mais comuns adotados pelas companhias. É importante definir qual será o tipo de evento, para que sua organização seja facilitada.

Além disso, cada tipo possui um objetivo diferente e se encaixa melhor com o público que participará dele. Portanto, essa característica deve ser definida com antecedência.

3 – Definir o objetivo

Antes de contratar uma empresa de segurança para eventos, algo indispensável para o bom andamento dele, é importante pensar no objetivo da cerimônia.

É isso que vai ajudar a definir os convidados, as atividades e até o tipo de brinde e coquetel que serão oferecidos.

4 – Divulgar o evento

Principalmente quando se trata de um evento aberto ao público, é fundamental divulgá-lo. Então, para fazer isso, basta usar as ferramentas que a internet disponibiliza, tais como:

E-mail marketing

Os convites podem ser enviados para todos os contatos.

Facebook Ads

Mais indicado para um público restrito que realmente tenha interesse no segmento.

Google Adwords

Para divulgar para qualquer pessoa que esteja buscando informações sobre o assunto que será pautado no evento.

Conteúdo/SEO

A empresa pode criar um blog exclusivo para o evento, publicando artigos relevantes sobre os assuntos que serão abordados, bem como sobre as participações.

5 – Planejar detalhes

É fundamental pensar em outros detalhes, como o local onde será realizado o evento, o coquetel que será servido, bem como som e iluminação.

Mesmo que a empresa invista nos melhores palestrantes, essas providências precisam ser tomadas, uma vez que o espaço precisa ser adequado, a iluminação agradável e todos precisam ouvir os conteúdos passados.

Dicas durante e após o evento

É importante checar se as equipes que trabalharão no evento possuem todas as informações e o treinamento devido. Também é importante que eles saibam como agir em casos inesperados.

Para isso, tenha um plano alternativo, como geradores em casos de queda de energia. A distribuição de brindes também é algo fundamental e que agrada os participantes. Uma boa dica é apostar em necessaire personalizada brinde.

Após o evento, é interessante fazer uma pesquisa com os participantes para verificar a opinião deles. 

Levantar pontos positivos e negativos ajuda a melhorar os próximos eventos. Isso também permite analisar se os resultados foram alcançados.

Conclusão

Os eventos corporativos são muito importantes e têm várias possibilidades. Independentemente de qual seja o ramo de atuação de uma empresa, ela deve investir nessa estratégia para se consolidar perante seus colaboradores e clientes.

Trata-se de um investimento e não de um gasto, afinal, ele é voltado para os interesses da companhia que o realiza. Depois, é só colher os bons frutos e se preparar para as mudanças positivas.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

 

 

  

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